Vacature Office Manager / Management Assistent

vacature office manager Alona Marketing

Ben jij een echte duizendpoot? Zorg jij ervoor dat op kantoor alles op rolletjes loopt? Maak jij het onze collega’s en klanten graag naar de zin? Als we jou iets vragen, komt het dan zeker weten goed?! Dan ben jij bij Alona Marketing aan het juiste adres! Wij zijn namelijk op zoek naar een echte hands on Office Manager.

Alona Marketing behoort met de FD Gazellen 2020 tot de snelst groeiende online marketing bureaus van Nederland. We zijn een gezellig, snelgroeiend, ambitieus en dynamisch bureau met gedreven collega’s. Onze lijntjes zijn kort en de werksfeer is informeel.

Als Office Manager / Management Assistent bij Alona Marketing ben jij het eerste aanspreekpunt voor klanten, kandidaten en je collega’s. Je bent van nature gastvrij en zorgt ervoor dat iedereen zich prettig voelt. Klanten voelen zich welkom, kandidaten krijgen een vertrouwd gevoel, en medewerkers ervaren een grote betrokkenheid. Je bent verantwoordelijk voor alle kantoor gerelateerde onderwerpen en de steun en toeverlaat van het managementteam. Ook zorg je voor een teamgevoel en een prettige werksfeer. Je hebt een positieve mindset en je bent praktisch ingesteld. Jij bent de zelfverzekerde spil die ons kantoor draaiende houdt en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt.

Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, je kan moeiteloos prioriteiten stellen, een vinger aan de pols houden en je neemt veel werk uit handen van je collega’s. Kortom, je faciliteert alles met betrekking tot een heerlijk kantoor en blije collega’s en klanten.

Een greep uit je werkzaamheden als duizendpoot:

  • Operationele zaken op kantoor regelen, zoals gasten ontvangen en zorgen dat ze zich welkom voelen, beantwoorden van het algemene kantoornummer.
  • Zorg dragen voor feestelijkheden – van bedrijfsuitjes tot relatiegeschenken;
  • Interne communicatie verzorgen;
  • HR-taken, denk hierbij aan het opstellen van overeenkomsten, inplannen van functioneringsgesprekken, wijzigingen doorgeven aan salarisadministratie, ziekteverzuim en pensioenadviseur etc.
  • Regelen van leaseauto’s, parkeerplaatsen en zakelijke toestellen.
  • Recruitment werkzaamheden
  • On-boarding van nieuwe collega’s;
  • Administratieve werkzaamheden
  • Van A-Z plannen en organiseren van vergaderingen, netwerkborrels, teamdagen, events en trainingen.
  • Uitvoeren en ondersteunen bij interne verhuizingen (inrichten kantoorruimte, zorgen dat alles werkt etc.).
  • Projectondersteuning
  • Eerste aanspreekpunt voor ICT-gerelateerde problemen;
  • Helpen met de implementatie van en doorvoeren van nieuwe procedures;
  • Het ondersteunen en ontzorgen van het managementteam en andere collega’s;
  • Verder run je het kantoor en alles wat daarbij komt kijken

Wie zoeken wij?

  • Sociaal persoon die moeiteloos kan schakelen met wie dan ook.

  • Je hebt een breed takenpakket en kan hierin goed prioriteiten stellen.

  • Wat er ook gebeurt, je attitude = positief!

  • Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en de drive om alles tot in de puntjes te willen regelen.

  • Minimaal 2 jaar relevante werkervaring als Managementassistent, Secretaresse, Recruitment Assistent of Office Manager.

  • Je bent accuraat, kan goed plannen en hebt oog voor verzorging en detail.

  • Je bent pro-actief, assertief & denkt in oplossingen.

  • Uitstekende communicatieve vaardigheden (Nederlands), zowel in woord en geschrift.

  • Je bent stressbestendig, je hebt geen 9 tot 17 mentaliteit en je hebt gevoel voor humor en sfeer.

  • Fulltime beschikbaar (4 dagen bespreekbaar) vanaf november 2021.

  • Je woont in de regio Eindhoven (max. 30 minuten rijden).

  • Door jou worden de klanten en medewerkers van Alona nog blijer:)

Wat bieden wij?

  • Concurrerend salaris plus goede secundaire voorwaarden met o.a. pensioen, reiskosten en laptop van de zaak.

  • Je wordt onderdeel van een topteam van 15 multi-getalenteerde collega’s. Daarnaast helpen wij als bedrijf kansarmen in de Filipijnen via stichting Alona, die mede door jou kan blijven bestaan.

  • Veel mogelijkheden voor professionele groei en een inspirerende open sfeer.

  • Veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.

  • Inspirerende omgeving (prachtige werklocatie in het Microlab op Strijp-S).

  • Gezellige borrels in de Skybar met uitzicht over Eindhoven!

  • Jaarlijkse uitjes naar het buitenland / ski trips etc.

  • Opleidingsmogelijkheden: We willen sneller innoveren dan onze concurrentie en onze klanten, dus je krijgt veel trainingen (intern en extern) zodat je altijd up to date bent (met online marketing skills en andere skills).

  • 28 vakantiedagen per jaar.

  • Actief meedenken en meebouwen aan het groeitraject van een ambitieus online marketing bureau.

Is deze vacature je op het lijf geschreven? Solliciteer dan op deze Office Manager vacature en stuur je cv en motivatie naar claudia@alonamarketing.nl.

Een ‘typische’ werkdag bij Alona Marketing:

Ook al is geen dag hetzelfde en bestaat er als Office Manager geen typische werkdag 😉

  • 08:30 Je werkdag begint. Je hebt direct al een mailtje dat snel opgepakt moet worden. Een van onze grootste klanten (die overmorgen met hun team bij ons op kantoor langs zou komen voor de kwartaalmeeting en waar jij natuurlijk alles al tot in de puntjes voor had geregeld) heeft zojuist naar de Online Marketeer gemaild dat ze de meeting helaas moeten verzetten naar volgende week dinsdag. Je houdt je hoofd koel en gaat snel aan de slag met het faciliteren hiervan. Je zoekt snel nog een goede, beschikbare meeting room en boekt deze. Je belt de broodjeszaak om de besteldatum te wijzigen… Uhhh chips… ze zijn helaas gesloten op dinsdag. Snel op zoek naar een lekker, gezond alternatief. En binnen 30 minuten heb je toch alles maar weer mooi geregeld. Zowel de klant als je collega weer blij gemaakt. Een mooie start van de dag!

  • 09:00 Om 09:15 uur heb je een call ingepland met onze Team Lead en de Customer Succes Manager, je ondersteunt hen met een project om het onboarden van nieuwe medewerkers verder te verbeteren. Dus je bereidt snel nog even de laatste puntjes voor. Van 09:15 tot 09:45 bel je met hen om te brainstormen hierover. Je collega’s zijn blij met je advies en je hebt weer genoeg concrete input om verder te kunnen met dit project en je gaat de komende 2 uur aan de slag met het uitwerken van je ideeën.

  • 12:30 Na de lunch vertrek je samen met een collega naar het PSV-stadion om hier de mogelijkheden te bekijken en te bespreken voor een event dat wij willen organiseren voor alle bestaande klanten.

  • 14:40 Na je afspraak ga je terug naar kantoor en stel je een nieuwe arbeidsovereenkomst op voor een nieuwe Online Marketeer. Je belt nog even met Jan van de salarisadministratie met de vraag hoe het zit met de berekening van de vakantietoeslag en de bonus en je voert direct nog wat wijzigingen door in de ziekteverzuimverzekering en bij het pensioenfonds.

  • 16:30 volgende maand gaan we weer met het team op een leuk tussentijds teamuitje. Je gaat lekker los op Google en je onderzoekt nog even een paar leuke ideeën. Je maakt 2 ideeën concreet (kosten, wanneer, hoe en wat) en zet deze op de mail naar de eigenaar ter goedkeuring.

De dag erna heb je al akkoord op je voorstel voor het teamuitje. Je gaat hier gelijk mee aan de slag en gaat alles (van A-Z) hiervoor regelen! Vervolgens bestel je bij de Albert Heijn blikjes fris etc. voor in de koelkast op kantoor. Je geeft de plantjes water en zorgt ervoor dat de klusjesman vandaag echt even binnen wipt om een paar plankjes op te hangen. Je sluit de dag af met recruitment, je stelt een nieuwe vacaturetekst op, zorgt ervoor dat deze gepromoot wordt op Indeed en spreekt zelf nog een aantal potentiële medewerkers aan op LinkedIn. Iemand heeft gelijk al interesse en je plant een eerste video call in. Een mooie afsluiting van de dag!